В 90% случаев сотрудничество между заказчиком и исполнителем совершается с горой бумаг. Многие считают, что самое важное — это подписание акта выполненных работ. Что только с ним обе стороны будут защищены. Выполнивший задачи без страха распоряжается авансом и ожидает оплаты. А заказавший услуги удовлетворен проделанной работой в полном объеме, принимает ее.

В действительности эта бумажка — пустая формальность во многих случаях. При этом для подписания проделывается ряд бессмысленных и отнимающих время действий:

• распечатать документы;
• подписать у ответственного лица (чаще всего директора);
• отправить партнеру/исполнителю;
• получить свой подписанный экземпляр;
• сделать отметку о приеме в системе учета;
• отправить в архив.

Только после всех действий производится оплата по акту выполненных работ. Часто нужно напомнить вернуть подписанный обеими сторонами документ, отследить его. В результате это полноценный бизнес-процесс, отнимающий ресурсы у сотрудников и компании. Электронный документооборот хоть и облегчает задачу, но на 100% не закрывает ее.

В ряде сделок акт приемки выполненных работ по договору просто не нужен.

В том числе это касается разовых задач и при небольших бюджетах, например, при сотрудничестве с копирайтером, аналитиком, дизайнером. Вместо акта пропишите все условия в договоре. Например, если в течении 3-х дней после отправки работы заказчик не прислал замечания, задача выполнена. Или оплата в полном объеме подтверждает прием и соответствие заявленному качеству.

Формулировки могут быть разными. Главное, чтобы они защищали обе стороны сделки в равной степени. Тогда не нужно тратить время персонала на подписание лишних бумажек, затягивание сроков выплаты.

Обязателен ли акт выполненных работ?

Нет, если условия по закрытию сделки прописаны в договоре. При неисполнении одной из сторон своих обязательств он также юридически защитит пострадавшего, как и акт. Если в своей работе вы до сих пор подписываете бумаги, подумайте, а правда ли они нужны или процесс стоит упростить.