Руководители часто думают, что если на ходу дать сотруднику задание в духе «найди мебель в офис», то им в конце дня предоставят подробную таблицу, с артикулами, сравнением цен в магазинах, вариантами материалов. И негодуют, когда их поручение сделано абы как.

Если предстоит разовая и не вполне обычная для сотрудника задача, используйте систему делегирования.

Сформулируйте задачу.

Обозначьте, что требуется сделать, для чего и где результаты будут применяться.

Опишите требования к выполнению, условия.

Нужен файл со ссылками на товары производителей? Так и говорите. Требуется таблица с 20 критериями? Алгоритм тот же. Четко определите ход выполнения задачи, контролируемые параметры, важные аспекты, то, что требует повышенного внимания.

Обозначьте результат.

Что вы хотите от сотрудника в итоге? Документ, отчет, презентацию, записку на столе, устный ответ, отметку в программе, что все готово.

Обговорите, где будут вестись обсуждения или уточнение деталей.

Для этого хорошо подходит программа Слак — там по каждому вопросу открывается ветка обсуждения. Более привычно оставлять комментарии, например, в Трелло. Если важно сохранить историю обсуждения, то используйте один канал связи.

Поставьте дедлайн задачи.

Не забывайте, что сроки должны быть адекватными.

Определите, как вышестоящий сотрудник узнает о выполнении.

Например, напишет в мессенджере «задача готова» или перенесет задание в столбец «готово» на виртуальной доске.

Скажите, кто и как будет контролировать результат.

Важно проверить качество выполненного поручения, дать правки, если это требуется.

Использование принципов делегирования убережет руководителей от сюрпризов. Сказали, что нужна сравнительная таблица по мебели с таким-то критериями к такому-то сроку со ссылкой на гугл-документ в Телеграм — получите именно то, чего хотели.

Когда задача становится постоянной, то делегирование работ преобразуется в бизнес-процесс. К нему уже составляется подробное описание со всеми этапами выполнения.