консультация
Бизнес-процесс подключения нового клиента на услугу стриминга
Исходная ситуация
После этого радио можно слушать на сайте, в мобильном приложении и стриминговых сервисах.
Радиорынок РФ не большой, поэтому количество клиентов невысокое и нет регулярности в обращениях. В один месяц может никто не прийти, а может быть до пяти заявок.
Каждый раз подключение радиостанции к инфраструктуре вещания проходило с разным сценарием. Из-за этого некоторые моменты упускались, своевременно не отправляли авторизационные данные для доступа к серверам или забывали включить дополнительные опции. Это приносило репутационные потери.
Еще большие проблемы были с финансами. Руководитель давал команду на подключение новой станции напрямую в техслужбу, а те забывали сообщить бухгалтеру о новом клиенте. Услуги радиостанции оказывались, но счета на оплату она не получала. Айти-компания теряла деньги.
Задача: стандартизовать процесс подключения, ввести для него единый алгоритм, чтобы исключить упомянутые ошибки.
Айти-компания оказывает услуги онлайн-трансляции радио. Когда радиостанция хочет дать возможность своим поклонникам слушать ее в интернете, она обращается в эту компанию, чтобы ее подключили к раздаче сигнала в сети. Для этого задействуются серверное оборудование и программное обеспечение.
После этого радио можно слушать на сайте, в мобильном приложении и стриминговых сервисах.
Радиорынок РФ не большой, поэтому количество клиентов невысокое и нет регулярности в обращениях. В один месяц может никто не прийти, а может быть до пяти заявок.
Каждый раз подключение радиостанции к инфраструктуре вещания проходило с разным сценарием. Из-за этого некоторые моменты упускались, своевременно не отправляли авторизационные данные для доступа к серверам или забывали включить дополнительные опции. Это приносило репутационные потери.
Еще большие проблемы были с финансами. Руководитель давал команду на подключение новой станции напрямую в техслужбу, а те забывали сообщить бухгалтеру о новом клиенте. Услуги радиостанции оказывались, но счета на оплату она не получала. Айти-компания теряла деньги.
Задача: стандартизовать процесс подключения, ввести для него единый алгоритм, чтобы исключить упомянутые ошибки.
Ход проекта
- установлены сотрудники, участвующие в процессе;
- конкретизированы этапы подключения;
- определены последовательность и условия передачи задачи от одного исполнителя к другому.
Для управления процессом и визуального его отображения был выбран сервис Трелло. Каждая колонка обозначает стадию процесса. Карточка — радиостанция. Перемещая карточку по доске, становится понятно на каком этапе находится присоединение станции.
В бизнес-процессе учтены все детали, от запроса технических параметров радиопотоков и реквизитов юрлица до непосредственного ввода радио в инфраструктуру вещания.
На каждый этап назначен ответственный и именно он отвечает за продвижение процесса на следующий шаг.
✔ Внедрили сервис для отслеживания процесса
✔ За каждым этапом бизнес-процесса закреплен ответственный
На первом шаге мы собрали всю информацию по вводу новой станции:
- установлены сотрудники, участвующие в процессе;
- конкретизированы этапы подключения;
- определены последовательность и условия передачи задачи от одного исполнителя к другому.
Для управления процессом и визуального его отображения был выбран сервис Трелло. Каждая колонка обозначает стадию процесса. Карточка — радиостанция. Перемещая карточку по доске, становится понятно на каком этапе находится присоединение станции.
В бизнес-процессе учтены все детали, от запроса технических параметров радиопотоков и реквизитов юрлица до непосредственного ввода радио в инфраструктуру вещания.
На каждый этап назначен ответственный и именно он отвечает за продвижение процесса на следующий шаг.
- ✔ Определены ключевые сущности подключения радиостанции
✔ Внедрили сервис для отслеживания процесса
✔ За каждым этапом бизнес-процесса закреплен ответственный
Отработали структуру карточки. Определили какие технические характеристики радиостанции и контактные данные клиента должны в ней присутствовать, кто их заполняет.
После составления процесса был назначен созвон с командой, чтобы согласовать правила взаимодействия между всеми участниками. Алгоритм был утвержден и принят к действию.
Было принято управленческое решение, что радиостанция не подключается, если данные о ней не введены в систему учета. При нарушении этого правила снижается KPI и соответственно месячная зарплата того сотрудника, который без фиксации в Трелло приступил к данной работе.
Как подветвь бизнес-процесса был создан чек-лист для регистрации нового клиента, в которую входит отметка о нем в финучете, в сервисах определения ежемесячного тарифа и используемого программного обеспечения.
✔ Установлен набор параметров радиостанции, который должен заполняться для каждой станции
✔ Создан чек-лист регистрации радиостанции в базах финансового учета и технического сопровождения
Для исключения ситуаций, когда клиента подключили, а счета ему не направляются, введено правило, что инженеры приступают к своей работе только после подписания договора, о чем свидетельствует пришедшая в их колонку карточка станции.
Отработали структуру карточки. Определили какие технические характеристики радиостанции и контактные данные клиента должны в ней присутствовать, кто их заполняет.
После составления процесса был назначен созвон с командой, чтобы согласовать правила взаимодействия между всеми участниками. Алгоритм был утвержден и принят к действию.
Было принято управленческое решение, что радиостанция не подключается, если данные о ней не введены в систему учета. При нарушении этого правила снижается KPI и соответственно месячная зарплата того сотрудника, который без фиксации в Трелло приступил к данной работе.
Как подветвь бизнес-процесса был создан чек-лист для регистрации нового клиента, в которую входит отметка о нем в финучете, в сервисах определения ежемесячного тарифа и используемого программного обеспечения.
- ✔ Введены правила работы с процессом
✔ Установлен набор параметров радиостанции, который должен заполняться для каждой станции
✔ Создан чек-лист регистрации радиостанции в базах финансового учета и технического сопровождения
Итог
Случаи, когда что-то забыли при подключении радиостанции, больше не повторялись.
Время на ввод клиента в инфраструктуру онлайн-трансляции сократилось на 30% и соответственно стала быстрее приходить первая оплата.
Выручка увеличилась на 5% за счет исключения ситуации, когда клиента не зарегистрировали в финансовом учете.
Упростился способ сообщения команды инженерам о приостановке вещания радио в случае задолженности по оплате и обратного включения при погашении задолженности.
Доска в Трелло используется не только как инструмент для отслеживания хода присоединения, но и как единая система учета клиентов, использующих услугу стриминга. Можно быстро найти технические данные о клиенте, контактную информацию их инженеров, набор дополнительных опций, которые они используют.
Сократилась коммуникация между техслужбой и финансовым отделом. Бухгалтер больше не отвлекает техслужбу вопросами про состав услуг и статус подключения, так как может сам все посмотреть в Трелло и отразить это в счетах на оплату.
✔ Репутационные показатели и качественное обслуживание сохраняются на 99,99%
✔ На 30% сократилось время на добавление нового клиента
✔ Выручка увеличилась на 5%
✔ Сократилось время на приостановку и обратное включение клиента из-за неуплаты
✔ Внедрена единая система учета станций, находящихся на стриминге, которая экономит 20% времени сотрудников на поиске и оперировании нужной информации
✔ У инженеров высвободилось 5% времени от ненужной коммуникации с финотделом
На момент написания кейса работа по бизнес-процессу осуществлялась два года.
Случаи, когда что-то забыли при подключении радиостанции, больше не повторялись.
Время на ввод клиента в инфраструктуру онлайн-трансляции сократилось на 30% и соответственно стала быстрее приходить первая оплата.
Выручка увеличилась на 5% за счет исключения ситуации, когда клиента не зарегистрировали в финансовом учете.
Упростился способ сообщения команды инженерам о приостановке вещания радио в случае задолженности по оплате и обратного включения при погашении задолженности.
Доска в Трелло используется не только как инструмент для отслеживания хода присоединения, но и как единая система учета клиентов, использующих услугу стриминга. Можно быстро найти технические данные о клиенте, контактную информацию их инженеров, набор дополнительных опций, которые они используют.
Сократилась коммуникация между техслужбой и финансовым отделом. Бухгалтер больше не отвлекает техслужбу вопросами про состав услуг и статус подключения, так как может сам все посмотреть в Трелло и отразить это в счетах на оплату.
- ✔ Репутационные показатели и качественное обслуживание сохраняются на 99,99%
✔ На 30% сократилось время на добавление нового клиента
✔ Выручка увеличилась на 5%
✔ Сократилось время на приостановку и обратное включение клиента из-за неуплаты
✔ Внедрена единая система учета станций, находящихся на стриминге, которая экономит 20% времени сотрудников на поиске и оперировании нужной информации
✔ У инженеров высвободилось 5% времени от ненужной коммуникации с финотделом
Записаться на бесплатную
сессию-знакомство