Наталья Нестеренко — бизнес-консультант
*Instagram и Facebook — продукты компании Meta, которая является экстремистской организацией, деятельность которой запрещена на территории РФ
проектная работа
Как найти 240 дополнительных часов в год на развитие бизнеса у перегруженной команды?
проектная работа
Как найти 240 дополнительных часов в год на развитие бизнеса у перегруженной команды?
Введение
Хотя мы удаленная компания, количество документов у нас не меньше, чем в любой классической фирме: договоры, счета, акты, презентации, регламенты, коммерческие предложения, материалы по продуктам и т. д.
С документами работают практически все члены команды. Их нужно удобным образом хранить и обеспечить к ним одновременный доступ.
В айти-компании основная ценность — это не коробки на складе, а смыслы, наработки и решения. Наши документы — это интеллектуальная собственность: описания сервисов, ТЗ, алгоритмы, методики. Все, что является ядром бизнеса, нашим нематериальным активом.
Все еще часть нашей действительности — бумажные оригиналы. От них не избавиться при сотрудничестве с госклиентами и крупными медиахолдингами. Они тоже есть в нашей корпоративной жизни.
В айти-компании основная ценность — это не коробки на складе, а смыслы, наработки и решения. Наши документы — это интеллектуальная собственность: описания сервисов, ТЗ, алгоритмы, методики. Все, что является ядром бизнеса, нашим нематериальным активом.
Все еще часть нашей действительности — бумажные оригиналы. От них не избавиться при сотрудничестве с госклиентами и крупными медиахолдингами. Они тоже есть в нашей корпоративной жизни.
Что болело?
Электронные документы
Раньше все хранилось локально: у каждого был свой компьютер — своя файловая система. Чтобы поработать с «чужим» документом, надо было объяснить, про какой файл идет речь и просить его прислать. Доработанная версия оставалась у последнего исполнителя.
Если нужно подготовить коммерческое предложение, часто его проще было сделать с нуля, чем искать предыдущий вариант.
Если нужно подготовить коммерческое предложение, часто его проще было сделать с нуля, чем искать предыдущий вариант.
Каждый файл отправлялся по электронной почте или в мессенджере, сохранялся локально, и исходники оказывались в разных местах. Возникал дублирующийся документооборот, путаница с версиями и ошибки.
Попытка свалить все на Гугл Диск только усугубила ситуацию — он превратился в общую «файлопомойку», где перемешались документы бухгалтерии с технической документацией.
Попытка свалить все на Гугл Диск только усугубила ситуацию — он превратился в общую «файлопомойку», где перемешались документы бухгалтерии с технической документацией.
Документы были с непонятными названиями, каждый называл, как ему хочется. Поэтому поиск практически не помогал. Даже директор тратил по 15−20 минут, чтобы найти свой же когда-то созданный документ.
Оригиналы
Бумажные акты, счета и соглашения тоже добавляли хаоса. Их присылали на почтовый адрес офис-менеджера, и все хранилось у нее в папках и коробках. Команда — удаленная, не в офисе, поэтому никто не понимал: этот договор уже пришел или нет, подписан ли он.
Приходилось запрашивать сканы, фото, уточнять статус. Из-за этого не было ясности, какие документы у нас есть на руках: можно ли начинать работу над проектом или наоборот закрыт ли очередной этап актом, чтобы приступить к следующему. Не работа, а постоянные переспросы и уточнения.
Приходилось запрашивать сканы, фото, уточнять статус. Из-за этого не было ясности, какие документы у нас есть на руках: можно ли начинать работу над проектом или наоборот закрыт ли очередной этап актом, чтобы приступить к следующему. Не работа, а постоянные переспросы и уточнения.
Триггер
Я осознала, что у меня больше времени уходит на поиск файла, чем на его редактирование.
Все изменилось после одного управленческого обучения, где я увидела, как может быть устроено электронное хранилище в бизнесе. И внедрила эту систему у нас.
Все изменилось после одного управленческого обучения, где я увидела, как может быть устроено электронное хранилище в бизнесе. И внедрила эту систему у нас.
Что сделали по шагам
1. Взяли 2 сервиса
Подбирали только облачные решения, чтобы доступ у каждого сотрудника был из любой точки мира.
- Яндекс.Диск — для хранения всех рабочих и юридических файлов: договоры, отчеты, презентации, бухгалтерские документы, сканы, фото, официальные письма, записи зумов.
- Гугл-документы — для совместной работы над файлами: описания продуктов, текстовые макеты сайтов, инструкции, отчеты по кастдевам, таблицы, гайды, протоколы совещаний, расчет KPI.
2. Почему именно эти решения
- Яндекс.Диск удобно интегрируется с компьютером, открывается, как обычная папка в проводнике. Плюс есть резервное копирование на наш сервер. Бесплатный.
- Гугл-документы — привычный, удобный для совместной работы, понятный интерфейс, все как в Word/Excel.
3. Навели порядок и стандарты
- Создали понятную структуру хранения: по отделам, по годам, по продуктам.
- Назвали все папки и файлы по шаблонам (например, «Договор_№_дата_версия»). Теперь поиском можно найти практически любой документ.
- Настроили уровни доступа: проверенным сотрудникам — полный, новеньким — только просмотр.
- Дали каждому сотруднику видеоинструкцию, как пользоваться хранилищем.
4. Регламентировали Гугл-документы
- Все работают только с корпоративной почты. Если сотрудник уволится, доступ закрываем, документы в целости остаются в компании.
- Там тоже создана структура. Например, в маркетинге все разложено по сервисам. Где что найти — вопросов почти не вызывает.
- Оформили шаблон гугл-дока в наших фирменных цветах и шрифтах. Нам удобно — заданы стили. А если отправляем документ клиентам, они видят в нас профессиональную компанию, узнает «по почерку», и это работает на имидж и доверие.
5. Применяем безбумажные технологии
- Мы организовали централизованное хранений бумажных оригиналов по месту нахождения бухгалтера. Но все, что присылается на бумаге, оцифровывается и попадает в электронную систему. Даже если документ пришел обычной почтой, его скан обязательно будет в общем доступе.
- Всех поставщиков и клиентов по максимуму уговариваем использовать электронный документооборот. Бумаги почти не осталось.
Электронное хранилище — единая точка входа ко всем документам, включая бумажные
Что получили
- 1 час в день экономит каждый ключевой сотрудникРаньше: «где файл», «пришли еще раз», «не могу найти», — теперь все в одном месте. За год это ~240 рабочих часов (1 час x 20 дней x 12 мес). Это целый месяц чистого времени на сотрудника.
- Ошибки в документах — почти исчезлиИсключили дубли, случайные версии, путаницу в файлах. Это спасает репутацию и время руководителя, которому больше не приходится «разруливать» чужие косяки.
- Скорость реакции на запрос клиента — до 5 раз быстрееДокументы не ищем, а сразу достаем. Даже через 5 лет нужный договор под рукой.
- 0 переписок по типу «где файл»Рабочие коммуникации стали компактнее и быстрее. Бухгалтер просто говорит «готово», руководитель идет в облако и проверяет допсоглашение.
- Руководитель не отвлекается на операционные мелочиКо мне приходят только ключевые вопросы, никакой возни «где взять реквизиты».
Сначала порядок — потом рост
Приходите на консультацию — разберем, какая система работы с документами нужна именно для вашего бизнеса.
Хочу консультацию
Отправьте заявку на бесплатную сессию-знакомство
Сайт использует файлы куки. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
OK