Наталья Нестеренко — бизнес-консультант
*Instagram и Facebook — продукты компании Meta, которая является экстремистской организацией, деятельность которой запрещена на территории РФ
проектная работа
Как найти 240 дополнительных часов в год на развитие бизнеса у перегруженной команды?
проектная работа
Как найти 240 дополнительных часов в год на развитие бизнеса у перегруженной команды?
Введение
Хотя мы удаленная компания, количество документов у нас не меньше, чем в любой классической фирме: договоры, счета, акты, презентации, регламенты, коммерческие предложения, материалы по продуктам и т. д.
Это только десятая часть наших электронных материалов.
С документами работают практически все члены команды. Их нужно удобным образом хранить и обеспечить к ним одновременный доступ.
В айти-компании основная ценность — это не коробки на складе, а смыслы, наработки и решения. Наши документы — это интеллектуальная собственность: описания сервисов, ТЗ, алгоритмы, методики. Все, что является ядром бизнеса, нашим нематериальным активом.
Все еще часть нашей действительности — бумажные оригиналы. От них не избавиться при сотрудничестве с госклиентами и крупными медиахолдингами. Они тоже есть в нашей корпоративной жизни.
В айти-компании основная ценность — это не коробки на складе, а смыслы, наработки и решения. Наши документы — это интеллектуальная собственность: описания сервисов, ТЗ, алгоритмы, методики. Все, что является ядром бизнеса, нашим нематериальным активом.
Все еще часть нашей действительности — бумажные оригиналы. От них не избавиться при сотрудничестве с госклиентами и крупными медиахолдингами. Они тоже есть в нашей корпоративной жизни.
Что болело?
Электронные документы
Раньше все хранилось локально: у каждого был свой компьютер — своя файловая система. Чтобы поработать с «чужим» документом, надо было объяснить, про какой файл идет речь и просить его прислать. Доработанная версия оставалась у последнего исполнителя.
Если нужно подготовить коммерческое предложение, часто его проще было сделать с нуля, чем искать предыдущий вариант.
Если нужно подготовить коммерческое предложение, часто его проще было сделать с нуля, чем искать предыдущий вариант.
Та самая пустая переписка, за которую платит владелец.
Каждый файл отправлялся по электронной почте или в мессенджере, сохранялся локально, и исходники оказывались в разных местах. Возникал дублирующийся документооборот, путаница с версиями и ошибки.
Попытка свалить все на Гугл Диск только усугубила ситуацию — он превратился в общую свалку, где перемешались документы бухгалтерии с технической документацией.
Попытка свалить все на Гугл Диск только усугубила ситуацию — он превратился в общую свалку, где перемешались документы бухгалтерии с технической документацией.
Типичное облако без системы. Надо пролистывать всю папку, просматривать все названия, чтобы найти нужный документ.
Документы были с непонятными названиями, каждый называл, как ему хочется. Поэтому поиск практически не помогал. Даже директор тратил по 15−20 минут, чтобы найти свой же когда-то созданный документ.
- Стоимость часа директора ≈100 долларов, то есть 15 минут это 25 долларов. Себестоимость поиска одного документа — 25 долларов!!!
Таких поисков за год может быть 150. В итоге более 2000 минут или 3750 долларов тратится в бизнесе просто на поиск нужного файла. Ужас! Это является проблемой, но она как будто не заметна.
Оригиналы
Бумажные акты, счета и соглашения тоже добавляли хаоса. Их присылали на почтовый адрес офис-менеджера, и все хранилось у нее в папках и коробках. Команда — удаленная, не в офисе, поэтому никто не понимал: этот договор уже пришел или нет, подписан ли он.
Когда мы не совсем понимаем есть договор или нет, часто стопорятся продажи, поступления денег. Раз — и на 5 дней затянулся старт проекта. Поступление денег тоже откладывается на 5 дней. Съезжают циклы платежей.
Когда мы не совсем понимаем есть договор или нет, часто стопорятся продажи, поступления денег. Раз — и на 5 дней затянулся старт проекта. Поступление денег тоже откладывается на 5 дней. Съезжают циклы платежей.
Каждый день задержки документа — это не только время, это деньги.
Из-за того, мы чуть позже получили деньги, чуть позже их можем инвестировать, чуть медленнее двигаемся. При наличии конкурентности, пока мы долго копим и сопоставляем бумажки, нас кто-то опережает. Это не хорошо.
Точка перелома
Я осознала, что у меня больше времени уходит на поиск файла, чем на его редактирование.
И вообще, если у нас есть такие люфты в процессах, то как мы можем выстроить компанию своей мечты? Нам будет сложно прийти туда, куда мы хотим, если мы сейчас это не починим.
Плюс это вносит определенную культуру в управление материалами в компании, то есть это еще и прокачка команды. В таком коллективе проще делегировать и масштабироваться.
Все изменилось после одного управленческого обучения, где я увидела, как может быть устроено электронное хранилище в бизнесе. И внедрила эту систему у нас.
И вообще, если у нас есть такие люфты в процессах, то как мы можем выстроить компанию своей мечты? Нам будет сложно прийти туда, куда мы хотим, если мы сейчас это не починим.
Плюс это вносит определенную культуру в управление материалами в компании, то есть это еще и прокачка команды. В таком коллективе проще делегировать и масштабироваться.
Все изменилось после одного управленческого обучения, где я увидела, как может быть устроено электронное хранилище в бизнесе. И внедрила эту систему у нас.
Что сделали по шагам
1. Взяли 2 сервиса
Подбирали только облачные решения, чтобы доступ у каждого сотрудника был из любой точки мира.
- Яндекс.Диск — для хранения всех рабочих и юридических файлов: договоры, отчеты, презентации, бухгалтерские документы, сканы, фото, официальные письма, записи зумов.
- Гугл-документы — для совместной работы над файлами: описания продуктов, текстовые макеты сайтов, инструкции, отчеты по кастдевам, таблицы, гайды, протоколы совещаний, расчет KPI.
2. Почему именно эти решения
- Яндекс.Диск удобно интегрируется с компьютером, открывается, как обычная папка в проводнике. Плюс есть резервное копирование на наш сервер. Бесплатный.
- Гугл-документы — привычный, удобный для совместной работы, понятный интерфейс, все как в Word/Excel.
3. Навели порядок и стандарты
- Создали понятную структуру хранения: по отделам, по годам, по продуктам.
Так выглядит рабочее хранилище на Яндекс-диске с понятной логикой папок. Не файлопомойка, а структурная база документации.
- Назвали все папки и файлы по шаблонам (например, «Договор_№_дата_версия»). Теперь поиском можно найти практически любой документ, плюс исключается риск отправить не тот экземпляр акта или презентации. На 90% стало меньше репутационных ошибок.
«Творчество» в названиях не допускается. Всем типовым документам даем наименования по стандарту с номерами версий.
- Настроили уровни доступа: проверенным сотрудникам — полный, новеньким — только просмотр. Так обеспечиваем защиту данных.
- Дали каждому сотруднику видеоинструкцию, как пользоваться хранилищем.
Теперь сотрудник без лишних пояснений со стороны руководителя быстро и самостоятельно разбирается «что, где лежит». Он не дергает директора и не отнимает его «дорогое» время.
4. Регламентировали Гугл-документы
- Все работают только с корпоративной почты. Если сотрудник уволится, доступ закрываем, документы в целости остаются в компании.
Работаем только в корпоративном контуре.
- Там тоже создана структура. Например, в маркетинге все разложено по сервисам. Где что найти — вопросов почти не вызывает.
Каждая папка — отдельный продукт или направление. Всё структурировано и быстро находится.
- Оформили шаблон гугл-дока в наших фирменных цветах и шрифтах. Создаем эффект системности. Получая такие документы, клиенты делают вывод: если у них так оформлены рабочие файлы, значит и в остальном у них порядок. Это снижает тревогу перед сотрудничеством.
Красивые и опрятные документы добавляют статуса, создают имидж серьезной компании.
5. Применяем безбумажные технологии
- Мы организовали централизованное хранений бумажных оригиналов по месту нахождения бухгалтера. Но все, что присылается на бумаге, оцифровывается и попадает в электронную систему. Даже если документ пришел обычной почтой, его скан обязательно будет в общем доступе.
- Всех поставщиков и клиентов по максимуму уговариваем использовать электронный документооборот. Бумаги почти не осталось.
Это сейчас все наши бумажные оригиналы — всего 3 папки. Раньше было в 50 раз больше и занимало половину комнаты.
Электронное хранилище — единая точка входа ко всем документам, включая бумажные.
Что получили
- 1 час в день экономит каждый ключевой сотрудникРаньше: «где файл», «пришли еще раз», «не могу найти», — теперь все в одном месте. За год это ~240 рабочих часов (1 час x 20 дней x 12 мес). Это целый месяц чистого времени на сотрудника, которые он тратит на задачи, связанные с развитием компании для своего отдела. Маркетолог занимается маркетингом, а не поиском файлов, специалист по сервису занимается обслуживанием клиентов.
- Ошибки в документах — почти исчезлиИсключили дубли, случайные версии, путаницу в файлах. Это спасает репутацию и время руководителя, которому больше не приходится «разруливать» чужие косяки и сокращает его стресс.
- Скорость реакции на запрос клиента — до 5 раз быстрееДокументы не ищем, а сразу достаем. Даже через 5 лет нужный договор под рукой. Это позволяет нам выгодно отстраиваться от конкурентов за счет процесса обслуживания.
- 0 переписок по типу «где файл»Рабочие коммуникации стали компактнее и быстрее.
Сотрудник просто говорит «готово», руководитель идет в облако и проверяет допсоглашение.
- Руководитель не отвлекается на операционные мелочиКо мне приходят только ключевые вопросы, никакой возни «где взять реквизиты».
Мое внимание направлено на задачи маркетинга. Наконец-то есть время последовательно и качественно переделать все наши сайты и презентации, составить имейл-рассылку. Все, чтобы усилить допродажи и получать дополнительный доход на теплой клиентской базе.
Мой партнер изучает искусственный интеллект, исследует как эти технологии интегрировать в наши продукты или процессы работы, чтобы усилить наши сервисы. Мы заточены на перспективу, а не на обслуживание операционки.
Мой партнер изучает искусственный интеллект, исследует как эти технологии интегрировать в наши продукты или процессы работы, чтобы усилить наши сервисы. Мы заточены на перспективу, а не на обслуживание операционки.
Сначала порядок — потом рост
Приходите на консультацию — разберем, как систематизировать ваш бизнес, чтобы обеспечить рост компании за счет порядка, прозрачности и простых рабочих процессов.
Хочу консультацию
Отправьте заявку на бесплатную сессию-знакомство