проектная работа
Внедрение финансового учета в айти-компании

проектная работа


Внедрение финансового учета в айти-компании

Исходная ситуация

Айти-компания занимается видеовещанием и трансляцией радио в интернете, осуществляет разработку программного обеспечения для себя и на заказ, создает мобильные приложения, предоставляет серверы в аренду, производит устройства-медиапроигрыватели для фоновой музыки, оказывает услуги мониторинга, технической поддержки и хостинга сайтов радиостанций.

В компании не было управленческого учета, который бы показывал рентабельность каждого направления. Владельцы бизнеса не понимали какие услуги нужно подтянуть или исключить в связи с их низкой доходностью и какие расходы следует оптимизировать.

Проблемой была ситуация с превышением бюджета на проекты по разработке программного обеспечения и мобильных приложений. В длинных заказах никто не контролировал расходы на разработчиков. Клиенты, несмотря на оговоренный объем работы в техническом задании, постоянно просили что-то сделать дополнительно или по-другому, а это приводило к раздуванию бюджета на разработку. Программисты брали данные задачи в работу, а руководители не имели возможности отследить соблюдается ли норма прибыли. Часто получалось, что полученный доход оказывался меньше планируемого, и компания теряла свои деньги.

Не было данных по возврату инвестиций для собственных проектов: когда они окупались, сколько клиентов нужно для обеспечения установленной выручки, какие вложения в доработку компания еще может себе позволить.

Те немногие данные по проектам, которые собирались, велись в экселевской таблице. Операционный директор тратила много времени на их ручной ввод. И таблица не давала объективной картины по всем направлениям бизнеса.

Айти-компания занимается видеовещанием и трансляцией радио в интернете, осуществляет разработку программного обеспечения для себя и на заказ, создает мобильные приложения, предоставляет серверы в аренду, производит устройства-медиапроигрыватели для фоновой музыки, оказывает услуги мониторинга, технической поддержки и хостинга сайтов радиостанций.


В компании не было управленческого учета, который бы показывал рентабельность каждого направления. Владельцы бизнеса не понимали какие услуги нужно подтянуть или исключить в связи с их низкой доходностью и какие расходы следует оптимизировать.


Проблемой была ситуация с превышением бюджета на проекты по разработке программного обеспечения и мобильных приложений. В длинных заказах никто не контролировал расходы на разработчиков. Клиенты, несмотря на оговоренный объем работы в техническом задании, постоянно просили что-то сделать дополнительно или по-другому, а это приводило к раздуванию бюджета на разработку. Программисты брали данные задачи в работу, а руководители не имели возможности отследить соблюдается ли норма прибыли. Часто получалось, что полученный доход оказывался меньше планируемого, и компания теряла свои деньги.


Не было данных по возврату инвестиций для собственных проектов: когда они окупались, сколько клиентов нужно для обеспечения установленной выручки, какие вложения в доработку компания еще может себе позволить.


Те немногие данные по проектам, которые собирались, велись в экселевской таблице. Операционный директор тратила много времени на их ручной ввод. И таблица не давала объективной картины по всем направлениям бизнеса.

Ход проекта

В первую очередь были проанализированы все операции на расчетном счете за три месяца, чтобы определить статьи расходов и доходов.

Для расходов были установлены еще и группы, чтобы объединить их по назначению. Например, административные, производственные, налоги и прочие.

Для того, чтобы ведение учета не занимало много времени, и отчеты формировались автоматически, было принято решение использовать готовый сервис.

Так как для ведения бухучета и в качестве системы электронного документооборота в компании использовались программы фирмы Контур, то сначала остановились на их же продукте для финучета — Контур.Пульс.

Но функционал был более скромный, чем у аналогов, уже присутствующих на рынке. Плюс она стоила почти в два раза дороже этих же систем.
Поэтому мы выбрали другой продукт с хорошими интерфейсом, логикой и пользовательской документацией, точнее простыми подсказками внутри сервиса и короткими видеороликами, — Адеск.

Так как на момент покупки Адеска с начала года прошло три месяца, то на ввод данных за прошедший период, настройку и адаптацию работы с системой ушло порядка месяца.

Для всех повторяющихся поступлений и списаний были настроены правила автоматизации, чтобы система сама их распределяла по статьям расходов и доходов.

Для нетиповых операций по счету сделали инструкцию бухгалтеру, чтобы она корректно устанавливала категории вручную.

Также в системе задали направления бизнеса и проекты, по которым нужно отслеживать доходы и расходы.
Определены статьи расходов и доходов


Статьи расходов объединены в группы по назначению











Выбрана программа для автоматизированного ведения управленческого учета




Настроили и ввели в программу данные по расчетному счету с начала финансового года

Настроены правила автоматизации



Создали инструкцию бухгалтеру для работы с нетиповыми операциями

Указали в системе все проекты и направления бизнеса

В первую очередь были проанализированы все операции на расчетном счете за три месяца, чтобы определить статьи расходов и доходов.


Для расходов были установлены еще и группы, чтобы объединить их по назначению. Например, административные, производственные, налоги и прочие.


Для того, чтобы ведение учета не занимало много времени, и отчеты формировались автоматически, было принято решение использовать готовый сервис.


Так как для ведения бухучета и в качестве системы электронного документооборота в компании использовались программы фирмы Контур, то сначала остановились на их же продукте для финучета — Контур.Пульс.


Но функционал был более скромный, чем у аналогов, уже присутствующих на рынке. Плюс она стоила почти в два раза дороже этих же систем.

Поэтому мы выбрали другой продукт с хорошими интерфейсом, логикой и пользовательской документацией, точнее простыми подсказками внутри сервиса и короткими видеороликами, — Адеск.


Так как на момент покупки Адеска с начала года прошло три месяца, то на ввод данных за прошедший период, настройку и адаптацию работы с системой ушло порядка месяца.


Для всех повторяющихся поступлений и списаний были настроены правила автоматизации, чтобы система сама их распределяла по статьям расходов и доходов.


Для нетиповых операций по счету сделали инструкцию бухгалтеру, чтобы она корректно устанавливала категории вручную.


Также в системе задали направления бизнеса и проекты, по которым нужно отслеживать доходы и расходы.

  • Определены статьи расходов и доходов

    Статьи расходов объединены в группы по назначению

    Выбрана программа для автоматизированного ведения управленческого учета

    Настроили и ввели в программу данные по расчетному счету с начала финансового года

    Настроены правила автоматизации

    Создали инструкцию бухгалтеру для работы с нетиповыми операциями

    Указали в системе все проекты и направления бизнеса

Следить за привязкой всех операций в управленческом учете было поручено бухгалтеру.

Также вести часть работы в Адеске было поручено бизнес-ассистенту. Он должен выплаты программистам и инженерам распределять по проектам на основании их ежемесячных отчетов.

Была настроена интеграция Адеска с банковским счетом, чтобы выписки загружались автоматически.

Следить за привязкой всех операций в управленческом учете было поручено бухгалтеру.


Также вести часть работы в Адеске было поручено бизнес-ассистенту. Он должен выплаты программистам и инженерам распределять по проектам на основании их ежемесячных отчетов.


Была настроена интеграция Адеска с банковским счетом, чтобы выписки загружались автоматически.

Итог

Аналитика и рентабельность теперь доступны для каждого проекта. Владельцы компании имеют возможность принимать объективные бизнес-решения: какие направления усиливать, а в каких нужны инвестиции или корректировка процессов.

Аналитика и рентабельность теперь доступны для каждого проекта. Владельцы компании имеют возможность принимать объективные бизнес-решения: какие направления усиливать, а в каких нужны инвестиции или корректировка процессов.

Сэкономили 20% выручки на проектах разработки программного обеспечения и мобильных приложений, так как внедрен контроль соблюдения нормы прибыли и все расходы собираются автоматически. При приближении к предельному значению эта информация сообщалась руководителю, и он уже принимал решения по корректировке действий или согласовывал с заказчиками дополнительные условия сотрудничества.

На основе данных финансового учета введен регламент отслеживания окупаемости новых продуктов. Для выхода на запланированный уровень доходности только по проекту «Музтест» были увеличены продажи и компания заработала 300 000 ₽ за шесть месяцев.

Операционный директор высвободила 6 часов рабочего времени ежемесячно на внесении данных для финучета, так как теперь они формируются автоматически.

Каждый понедельник директор получает сводку по электронной почте. Он отслеживает выручку по проектам и дебиторскую задолженность. Если значения превышают установленные лимиты, то корректирует деятельность служб или сотрудников.
Сэкономили 20% выручки на проектах разработки программного обеспечения





Заработали 300 тысяч рублей на новом проекте




Операционный директор высвободила 6 часов ежемесячно


Руководитель автоматически получает финансовые отчеты, на основании которых потом корректирует стратегию

Сэкономили 20% выручки на проектах разработки программного обеспечения и мобильных приложений, так как внедрен контроль соблюдения нормы прибыли и все расходы собираются автоматически. При приближении к предельному значению эта информация сообщалась руководителю, и он уже принимал решения по корректировке действий или согласовывал с заказчиками дополнительные условия сотрудничества.


На основе данных финансового учета введен регламент отслеживания окупаемости новых продуктов. Для выхода на запланированный уровень доходности только по проекту «Музтест» были увеличены продажи и компания заработала 300 000 ₽ за шесть месяцев.


Операционный директор высвободила 6 часов рабочего времени ежемесячно на внесении данных для финучета, так как теперь они формируются автоматически.


Каждый понедельник директор получает сводку по электронной почте. Он отслеживает выручку по проектам и дебиторскую задолженность. Если значения превышают установленные лимиты, то корректирует деятельность служб или сотрудников.

  • Сэкономили 20% выручки на проектах разработки программного обеспечения

    Заработали 300 тысяч рублей на новом проекте

    Операционный директор высвободила 6 часов ежемесячно

    Руководитель автоматически получает финансовые отчеты, на основании которых потом корректирует стратегию

Записаться на бесплатную

сессию-знакомство

Сайт использует файлы куки. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
OK