Как работать 4 часа в день, чтобы ИТ-бизнес рос

проектная работа

Суть проекта

Я разработала систему управления задачами и временем, которая позволяет мне, как собственнику, операционному директору, жене и маме, держать все под контролем без перегруза и хаоса.

Введение

У меня много ролей. Я управляю IT-компанией, занимаюсь консалтингом, веду женское сообщество, живу на две страны и воспитываю детей.

Но моя основная функция — руководить бизнесом.

При этом у меня нет ощущения гонки. Я не перегружена, у меня не пылает мессенджер, не накапливаются долги перед собой и другими.

Все мои направления реализованы максимально и глубоко. У меня, как у активной женщины, есть время на разнообразную жизнь за пределами компании:

регулярно консультирую других предпринимателей
минимум 2 раза в месяц организовываю нетворкинг-встречи
провожу мастер-классы и тематические завтраки
веду 2 телеграм-канала «Бизнес с планшета» и «Школа жен»
на мне 2 дома, семья и трое детей

Система планирования позволяет ярко качать каждую из ролей, а время в сутках осталось тоже самое. И бизнес растет в том числе. Теперь я могу свою позицию как собственника реализовывать эффективно.

Что болело?

Раньше мое планирование было таким: бумажный ежедневник с отрывными уголками, где каждая страница — список задач. Пока не вычеркну все с листа — не отрываю угол. Так я могла сразу найти страницы, где остались незакрытые вопросы.

Если я не на рабочем месте, соответственно, не могу посмотреть свои планы и не могу туда ничего внести. Из-за этого некоторые вопросы упускались и забывались. Клиенты напоминали снова и снова, что портило репутацию.

Потом я перешла в заметки в телефоне, пробовала Гугл-задачи, Гугл-календарь. Стало удобнее, что все задачи со мной где бы я ни находилась. Но невозможно было отмечать статус по задаче, сколько от нее сделано и что осталось.

Проблемно было проверять несколько списков в разных местах.

Чтобы определиться, что хочу сделать сегодня, пересматривала все источники задач, и выписывала самые актуальные на листик.

Также в списках неудобно то, что не понятно, где хранится файл, исходные материалы, какие были вводные. Приходилось вспоминать, искать, заново открывать на компьютере.

Особенно мучили задачи, которые тянутся несколько дней. С утра надо было заново открывать все: гугл-док, папку, файлы, чат. Это съедало время еще до начала самой работы.

На все это накладывалась электронная почта. Письма — это тоже задачи. И надо было где-то держать в голове, что еще ответить на письмо, что по нему подготовить и доделать.

В моей почте постоянно около 20−30 писем к разбору. Операционных вопросов много, так как много клиентов. Каждое письмо — запрос, требующий внимания.

В общем, около половины моего времени уходило не на работу непосредственно над проектом, а на организационную мишуру.

Что я изменила

Моя система состоит из двух опор: доска Трелло и Гугл-календарь.

База — в Трелло

Это мое универсальное место, где фиксируются абсолютно все задачи: рабочие, личные, проектные. Она поделена на несколько колонок:

На день — то, что я беру в работу сегодня.
На неделю — план на ближайшие 7 дней, с учетом загруженности и контекста.
Бэклог — важное, но не срочное. Все, что должно быть сделано позже, но не потеряться.
Жду — задачи, по которым я не могу сейчас продвинуться, жду чей-то ответ, обратную связь, комментарий или решение. То есть мяч на стороне другого, а задачу еще нельзя отметить как выполненную.
Чеклист — повторяющиеся дела: проверка KPI сотрудников, выплаты, ежемесячные обзвоны. Я не создаю их каждый раз заново — просто перетаскиваю, когда наступает нужный момент.

Все материалы, ссылки, файлы, переписка — прямо в карточке. Если нужна помощь, даю доступ к карточке — сотрудник сразу видит все необходимое. Никаких дополнительных сообщений в мессенджере и личных пояснений.

Визуальные приоритеты

Я использую цветовые метки, чтобы выделить среди всего перечня дел самые актуальные и которые нужно часто мониторить.

Самые важные карточки — всегда сверху. Когда открываю доску, начинаю с верхушки.

Цветные выделения помогают быстро выхватить карточки, требующие внимания в первую очередь.

Календарь

Гугл-календарь использую только для задач со временем: встречи, звонки, планерки, самолеты. Все остальное — в Трелло. Это позволяет не перегружать календарь и сразу при его просмотре спрогнозировать сегодняшний день.

Моя система в действии

Каждый вечер — план на завтра. Реалистичный. Без переоценки. Чтобы вечером не было чувства вины.

День начинаю не с почты и мессенджеров. Первым делом — стратегические, перспективные задачи. То, что двигает меня и бизнес вперед. А уже после обеда — текущие запросы и переписка.

Письма обрабатываю блоком. То, что решается сразу — делаю. Если нужно больше времени — фиксирую задачу в системе.

Что получилось

Ясная картина: знаю, что делать и когда.
Выполняю все дедлайны.
Нет перегруза: планирую по силам, не переоцениваю.
Быстро включаюсь в работу из любой точки мира: все в карточках.
Баланс: я живу активной жизнью, занимаюсь семьей, отдыхаю, путешествую.

В бизнесе постоянно запускаю новые направления, которые в перспективе увеличивают нашу выручку. Например, в настоящее время занимаюсь построением отдела продаж. Мы годами не могли подступиться к этой задаче. А без нее невозможно качнуть свой бизнес. Сейчас у нас есть внедренная CRM, книги продаж, первые скрипты и пара менеджеров, которые уже работают «в полях».

Все это благодаря системе личного планирования меня, как руководителя. Главная цель которой — обрабатывать важное из операционки и иметь время на развивающие задачи.

Мои знакомые часто говорят: «Как ты все успеваешь?» А я просто научилась планировать, как руководитель.

Помогаю предпринимателям выстроить такую же систему: простую, живую, не требующую супердисциплины. И главное — действительно работающую.

Хочется такой же ясности?

Напишите — покажу, как это можно реализовать под вас.

Написать в чат

Смотрите еще кейс:

Как навели порядок в задачах без CRM и догонялок