Наталья Нестеренко — бизнес-консультант
*Instagram и Facebook — продукты компании Meta, которая является экстремистской организацией, деятельность которой запрещена на территории РФ
проектная работа
Как руководителю эффективно планировать свой день
проектная работа
Как руководителю эффективно планировать свой день
Суть проекта
Я разработала систему управления задачами и временем, которая позволяет мне, как собственнику, операционному директору, жене и маме, держать все под контролем без перегруза и хаоса.
Введение
У меня много ролей. Я управляю IT-компанией, консультирую других предпринимателей, провожу мастер-классы, веду женское сообщество, живу между двумя домами и воспитываю троих детей.
Моя основная функция — руководить бизнесом.
При этом у меня нет ощущения гонки. Я не перегружена, у меня не пылает мессенджер, не накапливаются долги перед собой и другими. Все успеваю, потому что у меня есть система.
Что болело?
Раньше мое планирование было таким: бумажный ежедневник с отрывными уголками, где каждая страница — список задач. Пока не вычеркну все с листа — не отрываю угол. Так я могла сразу найти страницы, где остались незакрытые вопросы.
Если я не на рабочем месте, соответственно, не могу посмотреть свои планы и не могу туда ничего внести. Из-за этого некоторые вопросы упускались и забывались. Клиенты напоминали снова и снова, что портило репутацию.
Потом я перешла в заметки в телефоне, пробовала Гугл-задачи, Гугл-календарь. Стало удобнее, что все задачи со мной где бы я ни находилась. Но невозможно было отмечать статус по задаче, сколько от нее сделано и что осталось.
Проблемно было проверять несколько списков в разных местах.
Чтобы определиться, что хочу сделать сегодня, пересматривала все источники задач, и выписывала самые актуальные на листик.
Также в списках неудобно то, что не понятно, где хранится файл, исходные материалы, какие были вводные. Приходилось вспоминать, искать, заново открывать на компьютере.
Особенно мучили задачи, которые тянутся несколько дней. С утра надо было заново открывать все: гугл-док, папку, файлы, чат. Это съедало время еще до начала самой работы.
На все это накладывалась электронная почта. Письма — это тоже задачи. И надо было где-то держать в голове, что еще ответить на письмо, что по нему подготовить и доделать.
В общем, около половины моего времени уходило не на работу непосредственно над проектом, а на организационную мишуру.
Потом я перешла в заметки в телефоне, пробовала Гугл-задачи, Гугл-календарь. Стало удобнее, что все задачи со мной где бы я ни находилась. Но невозможно было отмечать статус по задаче, сколько от нее сделано и что осталось.
Проблемно было проверять несколько списков в разных местах.
Чтобы определиться, что хочу сделать сегодня, пересматривала все источники задач, и выписывала самые актуальные на листик.
Также в списках неудобно то, что не понятно, где хранится файл, исходные материалы, какие были вводные. Приходилось вспоминать, искать, заново открывать на компьютере.
Особенно мучили задачи, которые тянутся несколько дней. С утра надо было заново открывать все: гугл-док, папку, файлы, чат. Это съедало время еще до начала самой работы.
На все это накладывалась электронная почта. Письма — это тоже задачи. И надо было где-то держать в голове, что еще ответить на письмо, что по нему подготовить и доделать.
В общем, около половины моего времени уходило не на работу непосредственно над проектом, а на организационную мишуру.
Что я изменила
Моя система состоит из двух опор: доска Трелло и Гугл-календарь.
База — в Трелло
Это мое универсальное место, где фиксируются абсолютно все задачи: рабочие, личные, проектные. Она поделена на несколько колонок:
-
На день — то, что я беру в работу сегодня. - На неделю — план на ближайшие 7 дней, с учетом загруженности и контекста.
- Бэклог — важное, но не срочное. Все, что должно быть сделано позже, но не потеряться.
- Жду — задачи, по которым я не могу сейчас продвинуться, жду чей-то ответ, обратную связь, комментарий или решение. То есть мяч на стороне другого, а задачу еще нельзя отметить как выполненную.
- Чеклист — повторяющиеся дела: проверка KPI сотрудников, выплаты, ежемесячные обзвоны. Я не создаю их каждый раз заново — просто перетаскиваю, когда наступает нужный момент.
Все материалы, ссылки, файлы, переписка — прямо в карточке. Если нужна помощь, даю доступ к карточке — сотрудник сразу видит все необходимое. Никаких дополнительных сообщений в мессенджере и личных пояснений.
Визуальные приоритеты
Я использую цветовые метки, чтобы выделить среди всего перечня дел самые актуальные и которые нужно часто мониторить.
Самые важные карточки — всегда сверху. Когда открываю доску, начинаю с верхушки.
Самые важные карточки — всегда сверху. Когда открываю доску, начинаю с верхушки.
Календарь
Гугл-календарь использую только для задач со временем: встречи, звонки, планерки, самолеты. Все остальное — в Трелло. Это позволяет не перегружать календарь и сразу при его просмотре спрогнозировать сегодняшний день.
Моя система в действии
Каждый вечер — план на завтра. Реалистичный. Без переоценки. Чтобы вечером не было чувства вины.
День начинаю не с почты и мессенджеров. Первым делом — стратегические, перспективные задачи. То, что двигает меня и бизнес вперед. А уже после обеда — текущие запросы и переписка.
Письма обрабатываю блоком. То, что решается сразу — делаю. Если нужно больше времени — фиксирую задачу в системе.
День начинаю не с почты и мессенджеров. Первым делом — стратегические, перспективные задачи. То, что двигает меня и бизнес вперед. А уже после обеда — текущие запросы и переписка.
Письма обрабатываю блоком. То, что решается сразу — делаю. Если нужно больше времени — фиксирую задачу в системе.
Что получилось
- Ясная картина: знаю, что делать и когда.
- Выполняю все дедлайны.
- Нет перегруза: планирую по силам, не переоцениваю.
- Быстро включаюсь в работу из любой точки мира: все в карточках.
- Баланс: я живу активной жизнью, занимаюсь семьей, отдыхаю, путешествую.
Мои знакомые часто говорят: «Как ты все успеваешь?» А я просто научилась планировать, как руководитель.
Помогаю предпринимателям выстроить такую же систему: простую, живую, не требующую супердисциплины. И главное — действительно работающую.
Хочется такой же ясности?
Напишите — покажу, как это можно реализовать под вас.
Смотрите еще кейс:
Хочу консультацию
Отправьте заявку на бесплатную сессию-знакомство
Сайт использует файлы куки. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности
OK