Обо мне
Метод
Услуги
Кейсы
Вопрос-ответ
Публикации
  • website icon
Наталья Нестеренко — бизнес-консультант
*Instagram и Facebook — продукты компании Meta, которая является экстремистской организацией, деятельность которой запрещена на территории РФ
  • Обо мне
    /
  • Кейсы
    /
  • Как превратить бухгалтера в многофункциональный бэк-офис и экономить 700 000 ₽ в месяц на налогах
проектная работа

Как бухгалтер заменяет трех сотрудников, работает без выгорания и дает сэкономить 700 тысяч на налогах

проектная работа


Как бухгалтер заменяет трех сотрудников, работает без выгорания и дает сэкономить 700 тысяч на налогах

Реализуя этот проект, мы решили 5 задач:

  • Собственник спит спокойно. Нет тревоги за блокировку счета или вызовов в налоговую. Налоги рассчитаны правильно и уплачены в срок.
  • Бухгалтер абсолютно взаимозаменяем. Построили систему онбординга, благодаря которой новый человек вольется в работу за месяц.
  • Используем легальную оптимизацию налогов и экономим 500 тысяч рублей в месяц. За счет этого даем хорошие цены на свои услуги.
  • Сократили расходы на административный офис, экономим 700 тысяч на его персонале.
  • Дебиторская задолженность минимальная. Нет долгов и отложенных платежей. Контроль оплат вшит в мотивацию бухгалтера.
Ниже я рассказала весь путь нашей трансформации.

Содержание

Как устроена наша «бухгалтерская кухня»

ИТ-компания оказывает услуги радиостанциям и медиахолдингам. Подключает вещателей к инфраструктуре онлайн-трансляции, обеспечивает техническую стабильность эфира, предоставляет программное обеспечение.

Есть лицензия и отчетность перед государственными ведомствами. Ежемесячно надо сдавать отчеты и делать отчисления.

Клиентская модель:

  • работает с большим количеством компаний;
  • финансовые расчеты по подписке → каждый месяц;
  • есть тестовые периоды, демо-доступы и разовые услуги, которые требуют нового оформления;
  • суммы по счетам меняются ежемесячно — в зависимости от подключенных опций и тарифов.
  • Требуется внимание и контроль к каждому клиенту и платежу, иначе фирма недополучит выручку.
  • Команда работает удаленно, офисов нет. Все процессы — в цифровом формате: договоры, счета, отчеты, переписка.
  • На проекты привлекаются внешние подрядчики. С каждым нужно согласовать условия, оформить договор, собрать закрывающие документы — много суеты.
  • Высокая административная и документальная нагрузка, которую нужно держать под контролем.
Прошли большой путь через потери, путаницу, ошибки в расчетах и приостановку деятельности. Понадобилась пара лет, чтобы превратить бухгалтерию в сильный бэк-офис — без лишнего штата, но с полным контролем.

Ниже — как мы это сделали.

Прошли ад с бухгалтерией на аутсорсе

Прошли 2 стадии внешней бухгалтерии.
  • Сначала наняли знакомую девушку, финансиста по образованию. Директор не вникал в процессы, не проверял отчетность, не контролировал, что и когда сдается.

    По халатности бухгалтера компания не подавала декларации в налоговую полгода. Директор ничего не знал. В результате назначили налоговую проверку. Прошли все: репутационные риски, штрафы, стресс, давление от партнеров.
  • С девушкой расстались и доверили бухучет специальной компании.

    Нашли фирму, которая профессионально оказывала услуги ведения бухучета для юридических лиц.

    Пока у нас было 2,5 клиента, взаимодействие с аутсорсером было сносным. Но когда стали расти, начались проблемы.

Собственники пахали на аутсорсеров

Аутсорсеры не контактируют с клиентами и поставщиками напрямую, и сами документы не запрашивали. Их должен собирать и передавать кто-то из компании. Это была нагрузка легла на управляющего и операционного директора.

  • Проблема № 1: непрофильная работа топов

Нужно было:
  • доставать из переписок нужные акты и накладные;
  • искать оригиналы или распечатывать сканы;
  • формировать папки и с курьером отправлять к ним в офис.
Регулярно получали письма с запросом «пришлите документы»
Это сильно отвлекало от основной работы. Мы тратили время не на развитие бизнеса и оказание услуг, а на то, чтобы пересылать бумаги.

  • Проблема № 2: ошибки в учете и нескончаемые уточнения

Типичная ситуация:

Оплата от клиента прошла, акт выполненных работ подписали. А до бухгалтера он не дошел. Они видят платеж и начинают нас дергать: «Подпишите акт на 97 тысяч с компанией Ромашка».

Мы лезем в переписки, ищем, пересылаем, выясняется, что акт уже подписан. Потеряли время, чтобы устранить путаницу.

  • Проблема № 3: двойные расходы за выставление счетов

Бухгалтерия не понимала в нашем ценообразовании, поэтому счета клиентам готовили сами. Для скорости и удобства делали это в облачном сервисе. После чего передавали счета в аутсорс-фирму, чтобы те вбили в 1С.

Бизнес 2 раза оплачивал одну и туже задачу, сначала своему сотруднику, потом внешней бухгалтерии.

Из-за задвоенности начали замечать, что данные бухгалтерии не соответствуют фактической картине в компании. Чем больше появлялось  контрагентов, тем больше возникало ошибок и нестыковок по отчетности.

Проблемы с налоговой решал директор

Руководитель по-прежнему не вникал в действия и задачи бухгалтерии. Но когда у налоговой возникали вопросы по отчетности или суммам взносов, ходить в налоговую и разбираться приходилось именно ему.

Разрешение споров с фискалами невозможно было делегировать на внешнюю бухгалтерию. Это была проблема и головная боль собственника.

Выгоды от налоговой оптимизации съедали платежи аутсорсерам

Мы озадачились оптимизацией налогов, чтобы законным способом их снизить.

Но на все наши запросы готовить для этих целей: авансовые отчеты, отчеты по агентским договорам, документы по командировкам — аутсорсеры отвечали, что эта работа не входит в их базовый пакет, и они должны оплачиваться отдельно.

Получалось, что все сэкономленные деньги, которую можно было бы получить от снижения налоговов или отнесения на расходы, съедали  платежи на бухобслуживание. Любой чих — за отдельную плату.

Перешли на инхаус-бухгалтерию

Складывалось, что это не аутсорсинговая компания обслуживала нас, а мы обслуживали ее. Искали, подносили, выслушивали упреки за документы и данные.

При годовой сверке обнаружилась масса ошибок и несоответствий. Схема с аутсорсерами была кривой, она по умолчанию генерила ошибки и потерю времени с нашей стороны.

В итоге было принято решение прекратить сотрудничать.

Работа бухгалтера перестала быть черным ящиком

Чтобы эффективно управлять финансовым отделом, требовать выполнение задач и контролировать работу, нужно самим разобраться в бухучете.

Мы отказались от 1С и подключили веб-сервис «Контур.Эльба», где всё интуитивно понятно и автоматизировано. Задачи появляются к нужным срокам, если что-то не знаешь, система подскажет. В общем, я стала бухгалтером для своего бизнеса.

Вела бухучет 3 года. Вычистила все ошибки, оставшиеся от аутсорсеров.
Выяснилось, что из-за их небрежности мы несколько раз переплатили налоги.

Они не проверили расчетный счет и включили в налоговую базу возвраты по оплатам и переводы между своими счетами, что обычно исключается.
Поняла какие зоны должен контролировать владелец, чтобы не попасть на штрафы или блокировку расчетного счета.

Владелец не вынес объема бухгалтерии

Отчетность перед фискалами не занимала много времени. А вот первичка по мере нашего роста стала съедать 80% моей занятости.
Часто от тревоги из-за объема дел просыпалась в 5 утра и прямо в пижаме садилась разгребать документы
Я перестала выполнять функции как бизнес-партнер. Не было времени на стратегические задачи и развитие новых проектов. Я по уши была в финансовой документации и коммуникации с заказчиками и поставщиками.

Взяли бухгалтера в штат и построили систему онбординга

Для нового бухгалтера, которого оформили в штат, сразу разработали систему обучения. Его адаптация заняла 4 месяца.

Я не давала пояснений по задачам устно и не писала их в Телеграме. Я сразу составляла инструкции: работа с зарплатными ведомостями, как зарегистрировать нового клиента, как отчитаться перед директором по дебиторке и т. д.
Пример простой инструкции, по которой работает бухгалтер. Они есть на все повторяющиеся задачи

Результат

  • Если бухгалтер уволится, понадобится минимум 2−3 недели для адаптации нового. Требования к работе этого специалиста задокументированы. Онбординг пройдет быстро и без вмешательства руководителя.
  • Не приходится дважды объяснять одно и тоже. Если бухгалтер что-то забыла, она быстро находит инструкцию к задаче.
  • В любой момент можно проверить ключевые финансовые документы и убедиться, что мы перед государством отчитались. Штрафы с пенями нам не грозят.
  • Если в неурочное время вип-клиент просит прислать какой-то документ, я знаю где его найти и могу сама отправить. Так мы поддерживаем высокий класс обслуживания.
  • Бухгалтер работает по заданным правилам и алгоритмам. Ошибок в ее работе почти нет. Мы не получаем замечаний от клиентов. Нас больше не вызывают в налоговую и количество запросов от них минимально.

Ввели чек-листы

Мы внедрили чек-лист бухгалтера с ежемесячным циклом. В нем расписано по дням и задачам:

  • когда проверить оплаты
  • когда начислить зарплату
  • когда сдать отчётность
  • когда разослать письма должникам
  • когда рассчитать налоги
  • когда сформировать отчет для профильных ведомств

Бухгалтер каждое утро открывает документ и точно знает свой фронт работы на сегодня.
По ежемесячного чек-листу бухгалтерия сдает отчеты, а директору легко проверить, что задача выполнена.

Что это дает бизнесу:

  • Минимум операционных рисков
    • все, что делается регулярно, больше не делается «по памяти»;
    • уходит человеческий фактор и «ой, я думала, это в следующем месяце»;
    • не боимся штрафов за несдачу или просрочку.
  • Легкая замена сотрудника
    Если бухгалтер заболеет или уволится, дела не встанут. Новый человек сможет быстро вникнуть — весь процесс расписан. Это снижает зависимость от одного человека.
  • Прозрачность для собственника
    Руководитель в любой момент может проверить — что сделано, что в работе, что запланировано. Все прозрачно и под контролем.

Восьмикратная польза от бухгалтера

Кроме отчетности перед государством, бухгалтер занимается смежными задачами. То, что важно для бизнеса, но выходит за рамки классической бухгалтерии.

1. Делает авансовые отчеты

Есть расходы, которые невозможно оплатить с расчетного счета фирмы: комплектующие на Алиэкспресс, подписки на зарубежные сервисы, иностранные домены, билеты и отели для командировок.
Ежегодно принимаем к учету до 200 чеков, на сумму ≈ 600 тысяч ₽
Эти траты сотрудники оплачивают с личных карт. Для этого бухгалтер оформляет выдачу денег под отчет, а потом закрывает авансовыми отчетами.

Ей дополнительная задача, но бизнесу много пользы:
  • Собственники не тратят «дорогие» дивиденды, своими средствами расходы компании не оплачивают.
  • Экономия на налогах — до 13−15% с каждой суммы.
  • Покупаем нужные товары и услуги, не ища обходных путей. Нам доступно все, что есть на мировом рынке.
  • Закрываем нужды бизнеса дешевле — благодаря доступу к более выгодным решениям, которые можно купить только за наличные или оплатой по карте. Это снижает себестоимость наших услуг и позволяет нам зарабатывать больше либо делать более комфортные цены для клиентов.

2. Сдает отчеты в профильные ведомства

Как компания с лицензией мы обязаны отчитываться в профильные органы Минкомсвязь и Россвязь
Отдельного сотрудника ради пары формуляров не держим. Это делает бухгалтер в рамках своей занятости.

В результате: выполняем обязательства перед государством без перегруза ключевых людей и без лишних расходов на штат.

3. Оформляет агентские договоры

Продаем продукцию и софт партнеров, а деньги проходят через наш расчетный счет транзитом. Чтобы не платить налог с чужих денег, работаем по агентской модели: налог платим только с того вознаграждения, которое остается у нас.

Чтобы схема была легальной, необходимы ежемесячные агентские отчеты. Эту часть берет на себя бухгалтер: готовит отчеты и согласовывает их с партнерами.
Размер выгоды:

У бухгалтера на эту задачу уходит 6 часов в месяц, а фирма при этом экономит ежемесячно до 500 000 ₽, не рискуя попасть под штрафы.
При этом мы не нанимаем юриста или отдельного менеджера под эти вопросы — бухгалтер закрывает это в рамках своей работы.

4. Проверяет оплаты, следит за дебиторкой

Сервисы предоставляются по подписке — клиенты платят ежемесячно. Бухгалтер несколько раз в месяц проверяет все ли оплаты поступили, нет ли долгов. Это закреплено в ее KPI: зарплата бухгалтера зависит в том числе от размера дебиторской задолженности.
Если контрагент просрочил платёж — бухгалтер выставляет пени

Какие плюсы:

  • Не накапливаем долги: почти все клиенты платят вовремя.
  • Кроме выгодоприобретателей бизнеса, в компании еще есть человек, который первым бьет тревогу, если клиент не оплатил счет.
  • Не теряем выручку и не зависим от настроения или доброй воли клиента.
  • Вопрос по оплате услуг решается на системном уровне.

5. Составляет официальные письма и претензии

Бухгалтер берет на себя часть деловой переписки компании. Готовит официальные письма, обращения и претензии:

  • об изменении тарифов
  • о возврате переплат
  • на освобождение от НДС
  • базовые коммерческие предложения
  • подтверждения о правообладателе
  • предсудебные претензии к должникам
  • документы для арбитражного суда

Когда клиент расторгнул договор, но не оплатил последние месяцы сотрудничества, мы подали в суд. Бухгалтер самостоятельно оформила весь пакет документов и загрузила их в систему арбитражного суда.

По ходу дела отслеживала уведомления и подготавливала все дополнительные материалы, которые запрашивал суд. Собственникам нужно было только появляться на заседаниях и представлять интересы компании.

В корпоративной базе есть бланки писем, образцы претензий, шаблоны текстов. Бухгалтеру удобно и просто подготовить любой документ. Вся переписка оформляется по правилам и при необходимости может быть представлена в контролирующие органы или суд.

Что все это дает:

  • Не нужно содержать в штате офис-менеджера. Подготовкой официальных писем занимается бухгалтер.
  • Не нужно нанимать юриста для финансовых споров и составления судебных претензий. Бухгалтер это делает самостоятельно по отработанным шаблонам.
  • Собственник не вовлекается, когда нужно подготовить базовые деловые обращения или претензии по деньгам.
  • Весь околоденежный документооборот закрываются одним человеком.
За одну месячную зарплату бухгалтера фирма получает многофункционального специалиста.

6. Ведет клиентскую базу

Когда приходит новый клиент, бухгалтер вносит его реквизиты в бухгалтерскую систему. И следующим шагом эту же информацию добавляет в CRM.

Это занимает минуты и не требуется отвлекать отдельного сотрудника.

Если клиент расторгнул договор, бухгалтер также делает отметки в двух системах. Таким образом, клиентская база поддерживается в актуальном состоянии.

Какие плюсы:

  • На старте сохраняем все контакты, даже если сделка была однократной или после демо-доступа. Данные о лидах сразу фиксируются на уровне первой коммуникации с бухгалтером.
  • Снижается нагрузка на маркетолога. Ему не надо думать где взять почту или телефон какого-нибудь ЛПР. Часто оказывается, что эти данные уже есть у нас в системе.
  • Бухгалтер чаще других общается с клиентами. Именно ей они по умолчанию и, не задумываясь, отправляют сведения, что у них сменился директор или другой специалист. Так как за ведение базы отвечает она, мы эти данные не теряем. И маркетинговые активности делаем по правильным действующим контактам.
  • Собственник и другие члены команды всегда видят актуальные контакты клиентов.

7. Занимается кадрами

В нашей команде нет отдельного HR или кадровика — все кадровые задачи переданы бухгалтеру.

Она оформляет прием на работу, увольнение, отпуска, больничные, командировки, допсоглашения к трудовым договорам. Благодаря этому мы соблюдаем требования трудового законодательства без отдельного человека в штате.

8. Оформляет отношения с самозанятыми

Для проектных задач привлекаем временных исполнителей — дизайнеров, копирайтеров, веб-мастеров, SEO-специалистов. Почти все они работают как самозанятые.
За одно касание бухгалтер запрашивает все документы для оформления самозанятых
Благодаря тому, что оформление отношений с подрядчиками поставлено на поток, фирма на законных основаниях экономит на налогах:

  • за самозанятых не нужно платить страховые взносы, как за сотрудников;
  • не нужно удерживать и перечислять НДФЛ, как при работе с физлицами по ГПХ.

Бухгалтеру запретили обслуживать чужие интересы

Бухгалтер может тратить часы на задачи, которые просят внешние канцелярские службы. Просто потому им так хочется или у них «так принято».
Например, один из клиентов попросил присылать «пустые» отчеты за месяцы, когда работ не было. Если бы я не вникла, бухгалтер начала бы это делать. Но я вмешалась: уточнила цели, сверилась с договором и отказала.
Мы пересобрали процесс: теперь входящие запросы сначала проходят через руководителя. Это позволяет отсеивать лишние задачи до того, как они попадут в работу.

Результат — бухгалтерия не обслуживает чужую бюрократию, а сосредоточена только на том, что нужно компании. Экономим время своего специалиста и снижаем риск перегрузки рутиной.

Сократили расходы на административный офис

Получилось построить отдел бухгалтерии с полным функционалом, но состоящий из одного человека.

Она делает кратно больше, чем классический бухгалтер.

Не надо нанимать отдельного офис-менеджера, кадровика, юриста, аккаунта.
Экономия ≈ 700 000 ₽ в месяц на зарплатах, налогах и управлении этими людьми. Не тратится время, чтобы ставить им задачи и контролировать. Все делает один человек.
Для собственника это означает:

  • меньше точек контроля;
  • меньше времени на операционку;
  • больше пользы от каждой зарплаты в компании.

Отказались от тяжелой 1С и перешли в веб-сервис

Для ведения бухучета внедрили облачный сервис «Контур.Эльба».

Понятная программа с современным интерфейсом, в которой быстро разобраться не специалисту.
  • Если бухгалтер в отпуске или на больничном, а заказчику нужно срочно-срочно, директор или помощник — могут самостоятельно выставить счет, подтвердить оплату. Деятельность компании не останавливается.
  • Каждый месяц бизнес-ассистент входит в Эльбу и снимает показатели, которые входят в KPI бухгалтера.
  • Маркетолог там же проверяет оплаты от новых клиентов для оценки конверсии.
Благодаря доступности и интуитивно понятного сервиса, любой сотрудник в нем выполняет свои задачи, не отвлекая остальных.

Эльба обошлось в разы бюджетнее, чем 1С. Не надо нанимать программистов и платить им за интеграцию нужных функций. Абсолютно все есть в базовой версии программы.

Руководителю дублируются уведомления о письмах и требованиях из налоговой. Минимум 2 человека в компании следят, чтобы на критические требования давался ответ. Это снижает риск блокировки расчетного счета.

Теперь собственник спит спокойно

Мы выстроили систему, при которой исключена ситуация, когда бухгалтерия существует изолированно, никто не понимает чем они там занимаются и как их контролировать. Деятельность бухгалтера прозрачна и управляема владельцем.

Наличие порядка позволяют собственнику спать спокойно:
  • Он знает как проверить — есть или нет долги клиентов.
  • Контролирует основные сроки по сдаче отчетов и уплаты налогов. Поэтому риски блокировки счета, начисления штрафов и привлечения к уголовной ответственности сведены к минимуму.
  • Налоги рассчитываются только с выверенной налоговой базы. Без переплаты по недосмотру бухгалтера. На это в компании есть алгоритм проверки.
  • Деньги в бизнес поступают своевременно, без накапливания долгов. Сбор дебиторки вшит в KPI бухгалтера.
  • Нет страха, что налоговая нагрянет с проверкой. У нас все чисто, и все документы в наличии.
  • За последние 10 лет директора ни разу не вызвали в налоговую.
  • Бухгалтер не хранит важное в голове. Всё работает по системе — с шаблонами, чек-листами и автоматизацией. Даже если человек сменится, алгоритмы останутся. Адаптация нового специалиста займет меньше месяца.
  • Собственник не боится, что бухгалтер уйдет и утащит с собой базу: данные бухучета хранятся в облачном сервисе, документы в электронном хранилище компании.
  • Компания одной зарплатой бухгалтера закрывает потребности в 4-х специалистах: офис-менеджера, кадровика, юриста, аккаунта.

Хотите перестать бояться налоговой проверки и тревожиться, что если бухгалтер уволится, все рухнет?

Я покажу как систематизировать работу бухгалтерии, чтобы защитить свой бизнес. Дам образцы, шаблоны, алгоритмы. Вы сможете за 2 месяца реализовать это у себя.
Написать в чат